3.6.3. Звіт про фактично здійснений експорт (імпорт) товарів відповідно до отриманого дозволу
     За результатами реалізації отриманих дозволів щодо здійснення експорту та імпорту товарів подається два види звітів (кожен окремо із окремим супровідним листом):
     ▪ звіт про фактично здійснену (не здійснену, частково здійснену) міжнародну передачу товарів;
     ▪ звіт про використання (невикористання, часткове використання) товарів у заявлених цілях.
     Звіт про фактично здійснену (не здійснену, частково здійснену) міжнародну передачу товарів (або в практиці спілкування фахівців в сфері експортного контролю «звіт про факт») – форма звітності, з якою мають справу найчастіше.
     Розглянемо з початку найпростішу ситуацію звітності «про факт» – за результатом реалізації разового дозволу.
     Наказом Держекспортконтролю від 05.10.2009 № 86 визначено загальний термін подання звіту – не пізніше трьох місяців з дати закінчення строку дії дозволу. Однак, є і особливі випадки:
     -    по – перше - міжнародна звітність. Те, що міжнародна передача вказаного у дозволі товару підлягає міжнародній звітності зазначається в графі «Особливі умови» дозволу. Це стосується категорії товарів, звітність про міжнародну передачу яких передбачена до Реєстру звичайних озброєнь ООН, у рамках Форуму із співробітництва у галузі безпеки ОБСЄ, міжнародного режиму експортного контролю Вассенаарська домовленість та до Організації по забороні хімічної зброї згідно з Конвенцією про заборону розробки, виробництва, накопичення і застосування хімічної зброї та про її знищення. У такому випадку звіт буде необхідно надати три рази: до 20 січня (за друге півріччя попереднього року) та до 20 липня (за перше півріччя поточного року). І третій раз – за загальним правилом остаточний звіт подається не пізніше трьох місяців з дати закінчення строку дії дозволу. Якщо, наприклад, разовий дозвіл було отримано 12.11.2017, то до 20 січня 2018 було необхідним надати звіт, що покриватиме період 12.11.2017 - 31.12.2017. До 20 липня 2018 - звіт, що покриватиме період 01.01.2018 - 30.06.2018. І не пізніше 12.02.2019 – остаточний звіт в рамках реалізації отриманого дозволу. Варто зазначити, що для відкритого та генерального дозволу (термін дії – 3 роки), якщо зазначені в ньому товари підлягають міжнародній звітності, графік подання звітів включатиме 9 дат;
     -    по друге, - для категорії товарів, звітність про міжнародну передачу яких передбачена Додатковим протоколом до Угоди між Україною та МАГАТЕ про застосування гарантій у зв’язку з Договором про нерозповсюдження ядерної зброї – щокварталу не пізніше ніж до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом.
     -    по - третє, - в окремих випадках, виходячи з міжнародних зобов'язань України щодо надання звітної інформації та у випадках, визначених особливими умовами поставки окремих категорій товарів, Держекспортконтролем можуть встановлюватись інші строки подання звітів, про що зазначається у відповідному дозволі.
     У звіті про фактично здійснену (не здійснену, частково здійснену) міжнародну передачу товарів у випадку разового дозволу подається наступна інформація:
     ▪ найменування товару;
     ▪ кількість товару або (наданих/отриманих послуг), у разі часткового використання – зазначається кількість товару, по якому здійснено передачу, та залишок товару;
     ▪ вартість у валюті, зазначеній у дозвільному документі;
     ▪ дата митного оформлення, номер митної декларації або (дата акту про надання/отримання послуг, виконання робіт);
     ▪ вид транспорту, яким здійснено перевезення (для авіаперевезень – перевізник), зазначається тільки для експорту;
     ▪ номер та дата сертифіката підтвердження доставки (у випадках, передбачених законодавством).
     Заповнення більшості цих граф є однаковим для виробів, послуг, технологій, технічної документації. За основу береться інформація, наведена у самому дозволі стосовно назви товару, одиниць виміру, кількості і вартості.
     Нюанси виникають в частині розкриття інформації про митне оформлення. Для матеріальних товарів (включаючи вироби, технічну документацію) вказується дата митного оформлення, номер митної декларації. Для послуг - дата акту про надання/отримання послуг, виконання робіт.
     Стосовно інформації про отримання сертифіката підтвердження доставки, варто звернути увагу, що відповідно до Положення про порядок надання гарантій та здійснення державного контролю за виконанням зобов'язань щодо використання у заявлених цілях товарів, які підлягають державному експортному контролю, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 27.05.1999№ 920, експортер зобов'язаний подати Держекспортконтролю документи про підтвердження доставки товарів військового призначення.
     В окремих випадках за рішенням Держекспортконтролю такі гарантії надаються експортером стосовно доставки товарів подвійного використання. Необхідність надання таких гарантій визначається  Держекспортконтролем під час прийняття рішення про надання висновку щодо можливості проведення переговорів, пов'язаних з укладанням зовнішньоекономічних договорів (контрактів) про експорт товарів подвійного використання, або про надання відповідного дозволу на експорт таких товарів.
     Такий документ надається у 45-денний термін після здійснення експорту товарів.